0909 975 731 | 0938 277 247

5 BƯỚC CƠ BẢN TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC 1 HỘI NGHỊ HOÀN HẢO

Hội nghị là một sự kiện quan trọng được các doanh nghiệp tổ chức để tiếp cận các đối tượng khách hàng mục tiêu. Dưới đây là 5 bước không thể bỏ qua trong quy trình tổ chức 1 hội nghị hoàn hảo.

Ngày nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp đang ngày càng tăng. Chính vì vậy, thăm dò ý kiến khách hàng mục tiêu và đưa ra những sản phẩm mang tính cạnh tranh là con đường được nhiều doanh nghiệp hướng đến. Trong đó, hội nghị khách hàng là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đây là một sự kiện lớn nhằm mục đích đối thoại để thăm dò ý kiến khách hàng, duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại và thu hút thêm khách hàng tiềm năng. Dưới đây là 5 bước cơ bản không thể thiếu trong quy trình tổ chức 1 hội nghị hoàn hảo.

5 BƯỚC CƠ BẢN TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC 1 HỘI NGHỊ HOÀN HẢO


Các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến hiện nay



Hiện nay, 4 hình thức hội nghị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là:

  •  Hội nghị tri ân khách hàng: Mục đích là cảm ơn khách hàng sau một thời gian hợp tác. Chủ đề chính mà hội nghị này hướng đến là chăm sóc khách hàng.
  •  Hội nghị ra mắt sản phẩm: Nhằm giới thiệu sản phẩm mới mà doanh nghiệp chuẩn bị chính thức đưa ra bày bán trên thị trường.
  •  Hội nghị tổng kết cuối năm: Đây là hội nghị mang tính chất nội bộ nhằm tổng kết và báo cáo tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
  •  Hội nghị thượng đỉnh: Đây là sự kiện mang tầm cỡ quốc gia, cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia để thảo luận về tình hình kinh tế và chính trị giữa các nước.

5 BƯỚC CƠ BẢN TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC 1 HỘI NGHỊ HOÀN HẢO

5 bước cơ bản trong quy trình tổ chức 1 hội nghị hoàn hảo



Xác định đối tượng khách hàng



Yếu tố chính mà một hội nghị hướng đến chính là khách hàng. Chính vì vậy, bước đầu tiên trong quy trình tổ chức 1 hội nghị chính là xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Để xác định đối tượng khách hàng, doanh nghiệp cần hiểu được mục đích hội nghị mà mình hướng đến để phác thảo chân dung khách hàng.

Chân dung khách hàng dựa vào các đặc điểm như: Giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, thu nhập, khu vực sống, tình trạng hôn nhân, sở thích,… Việc xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ không mang đến hiệu quả như mong muốn.

Xác định chủ đề hội nghị



Bước tiếp theo chính là xác định chủ đề hội nghị. Việc xác định chủ đề rõ ràng và cụ thể sẽ giúp bước lên kế hoạch càng dễ dàng hơn. Đặc biệt, việc trang trí sân khấu và không gian sự kiện cũng phụ thuộc vào chủ đề được lựa chọn.

5 BƯỚC CƠ BẢN TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC 1 HỘI NGHỊ HOÀN HẢO

Lập kế hoạch chu đáo nhất



Kế hoạch tổ chức hội nghị bao gồm các hoạt động cụ thể như: Xác định mục đích hội nghị, xây dựng nội dung chính, xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, xây dựng ngân sách tổ chức, lên danh sách khách mời, truyền thông cho hội nghị, gửi thư mời,… Kế hoạch càng chi tiết và cụ thể thì tỷ lệ thành công của hội nghị càng cao.

Công tác tổ chức hội nghị



Công tác tổ chức là bước chính trong quy trình tổ chức 1 hội nghị. Công tác này bao gồm các hoạt động như: Chuẩn bị nhân sự đón tiếp khách mời, MC chính và nội dung cần truyền đạt trong hội nghị, biên bản hội nghị,… 

Tổng kết và rút kinh nghiệm



Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của một hội nghị, phần tổng kết và rút kinh nghiệm là không thể thiếu. Tổng kết hội nghị và rút kinh nghiệm những gì đã và chưa làm được sẽ giúp ban tổ chức thực hiện tốt hơn các cuộc hội nghị về sau.

5 BƯỚC CƠ BẢN TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC 1 HỘI NGHỊ HOÀN HẢO

Có thể nói, 5 bước cơ bản trên là những mục quan trọng trong quy trình tổ chức 1 hội nghị. Để tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, đừng quên hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. VIETLINK là công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu tại TP Hồ Chí Minh. Đến đây, bạn sẽ được hỗ trợ tư vấn tận tình và chu đáo để có thể tổ chức một hội nghị ấn tượng nhất.

CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP THỊ TRUYỀN THÔNG VIETLINK



  • Trụ sở chính: Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM
  • Văn phòng đại diện: Tầng 1, Toà nhà Packsimex, 52 Đông Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
  • Xưởng sản xuất: 93 đường TTN 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất, Quận 12, TP.HCM
  • Tell: 028 62 700 721
  • Mail: info@vietlinkmedia.com
  • Hotline: 0909 975 731 | 0938 277 247 | 0938 267 287
  • Website: http://www.tochucsukienpro.com/


Xem thêm: Những sự kiện Vietlinks đã tổ chức