7 Lời khuyên để có một sự kiện ngoài trời thành công

Ngày nay xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, nó có những rủi ro mà chúng ta không thể kiểm soát được. Những công tác trước và sau tổ chức luôn là những yếu tố quyết định sự thành công của bữa tiệc. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn giảm thiểu rủi ro có thể xảy đến khi tổ chức tiệc ngoài trời.

 
Hãy đảm bảo bạn có giấy phép tổ chức tiệc

Rất nhiều những cá nhân, đơn vị tổ chức sự kiện bỏ qua vấn đề này hoặc suy nghĩ đến nó sau cùng. Nhưng bạn hãy đặt nó lên trên đầu bởi sự kiện của bạn có thể thất bại trong gang tấc nếu như những người có thẩm quyền can thiệp. Sự kiện của bạn phải luôn được sự cho phép của người quản lý địa điểm tổ chức và chính quyền. Tuy nhiên, do chưa am hiểu hết các quy định này, cũng như không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà hiện nay, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém. Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó. Lưu ý nên xin giấy phép 30 ngày trước khi sự kiện diễn ra.

Điện và ánh sáng

Điện và ánh sáng là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện ngoài trời. Ánh sáng phải đủ sáng để các hoạt động được diễn ra suông sẽ, nhưng cũng không nên quá nhiều có thể phá vỡ tính chất của bữa tiệc. Ánh sáng ấn tượng cũng sẽ là điểm nhất độc đáo cho bữa tiệc của bạn. Tận dùng nhiều nguồn sáng khác nhau như đèn cầy, đèn chiếu, đèn thả (nếu tổ chức bên hồ bơi), đèn LED, bóng phản quang v.v  Hãy chuẩn bị phương án dự phòng như máy phát điện hoặc thiết bị chiếu sáng tích điện nếu có vấn đề xảy ra.

Vấn đề vệ sinh

Rất nhiều địa điểm tổ chức ngoài trời có thể có hạn chế về khu vực vệ sinh, nó có thể xa với nơi diễn ra sự kiện hoặc không đáp ứng đủ nhu cầu so với lượng khách mời. Hãy đảm bảo rằng khu vực này là sạch sẽ, đầy đủ và luôn sẵn sàng sử dụng. Bạn có thể dựng lên những nhà vệ sinh di động nếu cần thiết và đừng bỏ qua những hướng dẫn lối đi cho các khách mời tham dự.

An ninh trong sự kiện

Nếu sự kiện diễn ra tại địa điểm công cộng như công viên hay bãi biển có nhiều người qua lại. Hãy đảm bảo địa điểm tổ chức sự kiện hoặc trong kế hoạch tổ chức có bao gồm vòng bảo vệ, camera cũng có thể giúp ít rất nhiều trong việc giám sát. Vòng bảo vệ này sẽ giúp đảm bảo an toàn cho người tham dự tránh trường hợp trà trộn khách mời, trộm cắp.

Chống côn trùng

Có một đặc điểm mà khi tổ chức sự kiện ngoài trời không thể tránh khỏi đó chính là côn trùng. Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện lựa chọn các xịt thuốc nhưng nó có thể gây mùi khó chịu và nhanh hết tác dụng.. Vì vậy hãy tìm cho mình những bí quyết hữu ích và mang lại hiệu quả lâu dài để chống lại những loài vật nhỏ bé này.
Bằng cách lựa chọn những vật dụng khá đặc biệt và mang lại sự dễ chịu thoải mái cho khách như những lon thom nhẹ làm từ lô hội hay nến sả để chống lại chúng. Hoặc bạn có treo những túi nước ở vị trí bên ngoài không gian diễn ra sự kiện để thu hút chúng và sự kiện của bạn sẽ diễn ra thật an toàn và đảm bảo sự hài lòng của khách mời.

Thời tiết khi diễn ra sự kiện

Đây là yếu tố khó kiểm soát nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của một sự kiện, vì vậy hãy chuẩn bị phương án dự phòng thật tốt để đề phòng thời tiết xấu. Phương án dự phòng có thể là địa điểm dự phòng trong nhà, lều trại, dù, áo mưa cho khách mời. Hiện đại hơn bạn cũng có thể sử dụng laser làm tan mây để tránh mưa.

Vấn đề sau tổ chức

Đừng bỏ qua vấn đề này bởi nó quyết định văn hóa của tổ chức, cá nhân bạn. Hãy đảm bảo rằng mọi thứ về nguyên trạng trước khi sự kiện diễn ra, từ rác thải, khu vực vệ sinh, những cơ sở vật chất. Vấn đề này bạn có thể tự thực hiện hoặc thuê đơn vị bên ngoài nếu khối lượng công việc quá lớn. Và đừng quên tự mình kiểm tra trước khi bàn giao lại nguyên trạng cho nó nhé.

Đừng bỏ lỡ những thông tin hữu ích trên khi bạn có ý định tổ chức sự kiện ngoài trời cho cá nhân hay tổ chức nào đó nhé. Với những lời khuyên trên bạn đã có thể tự tin về sự thành công của nó. 



Xem thêm: Những sự kiện Vietlinks đã tổ chức