Các bước để tổ chức sự kiện thành công


Hiện nay, tổ chức sự kiện đang là một lĩnh vực khá hot với rất nhiều công ty tổ chức sự kiện nhỏ lớn khác nhau. Tuy nhiên, để có thể tiến hơn trong lĩnh vực này thì cần phải tổ chức các sự kiện một cách chuyên nghiệp nhất, đồng thời phải tạo ấn tượng đối với khách hàng.
Qua nhiều năm kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện chúng tôi rút ra được các bước để tổ chức sự kiện thành công:
·        Tìm hiểu rõ yêu cầu của khách hàng
Bước này cần phải liên hệ trực tiếp với khách hàng nhằm khai thác rõ các mục sau:
-   Sự kiện thuộc loại hình gì?(hội thảo, khởi công, giới thiệu sản phẩm...)
-   Mục đích chính của sự kiện là gì?
-   Khách tham dự thuộc tầng lớp nào?
-   Lượng khách sẽ tham dự?
-   Thời gian và địa điểm sự kiện sẽ diễn ra?
-   Ngân sách của khách hàng cho sự kiện?
·        Đưa ra ý tưởng cho chương trình
Ở bước này, công ty tổ chức sự kiện sẽ tập hợp team sáng tạo để tìm kiếm ý tưởng cho sự kiện.
Tuy nhiên, khi lên ý tưởng cần phải nắm rõ yêu cầu của khách hàng và sản phẩm, dịch vụ của khách hàng.
Sau khi có được ý tưởng và tổng hợp hoàn chỉnh trên giấy tờ dưới dạng bảng báo giá. Chương trình sẽ được gửi tới khách hàng sau khi được duyệt lại bởi người phụ trách chính. Và điều còn lại là chờ đợi phản hồi từ khách hàng.
Bước này thể hiện sự khác biệt sáng tạo của mỗi công ty tạo,  lợi thế cạnh tranh.
·        Thiết kế chi tiết
bước này chính là bước cụ thể hóa ý tưởng. Cần thực hiện được các công việc sau:
- Khảo sát địa điểm tổ chức nhằm thu thập đầy đủ thông tin kích thước.
- Dựa trên kích thước tính toán số lượng thiết bị cần thiết.
- Chủ đề của chương trình cần được làm rõ.
- Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
-Đưa ra chi tiết chương trình(gồm nhưng tiết mục gì? Thời gian từng tiết mục)
·        Lên kế hoạch cụ thể:
Bước này cần quan tâm đến các vấn đề sau:
- Ngân sách cần thiết.
- Kiểm tra nguồn nhân lực có đủ không để có thể huy động thêm.
- Tìm các nhà cung cấp thiết bị.
- Xem xét các hình thức vận chuyển.
- Tìm hiểu các yếu tố rủi ro có thể.
·        Thực hiện kế hoạch:
Đây là bước chuẩn bị sau cùng trước khi dàn dựng. Bao gồm các công việc:
-In banner và một số thứ khác như standee...
-Thuê người nếu nguồn nhân lực không đủ.
-Liên hệ với các bên liên quan để chốt lại lần cuối.
-Chuẩn bị toàn bộ thiết bị cần thiết.
·        Dàn dựng chuẩn bị:
Đây là bước được thực hiện tại địa điểm tổ chức trước ngày diễn ra sự kiện 1 đến 2 ngày.Người phụ trách chính cần có một bảng những công việc cần làm để theo dõi tiến độ và đốc thúc các bên liên quan. Ở mỗi bộ phận sẽ có thêm các trưởng nhóm để điều phối công việc và xử lí các phát sinh ngoài dự kiện. Bước này yêu cầu sự phối hợp hỗ trợ lẫn nhau giữa các bên liên quan.
Sau khi mọi thiết bị và vật tư là được sẵn sàng thì có thể bắt đầu chạy thử chương trình. Đây là bước kiểm tra cuối cùng trước khi chương trình diễn ra. Và sắp xếp nhân sự và các bên thiết bị để chương trình diễn ra trôi chảy nhất.
·        Chạy chương trình:
Bước này chính là mục tiêu cuối cùng của những khâu trước đó. Tuy nhiên nếu các khâu chuẩn bị tốt thì phần này khá nhẹ nhàng. Nhưng cũng cần chú ý các sự cố ngoài ý muốn để có thể xử lý một cách nhanh nhất.
·        Dọn dẹp sau sự kiện, tổ chức họp rút kinh nghiệm:
Sau khi kết thúc sự kiện đội thi công sẽ chịu trách nhiệm chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức...
Và kế toán thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp và các bên liên quan
Họp rút kinh nghiệm: lúc này toàn bộ nhân sự liên quan trong sự kiện sẽ cùng họp lại để tìm ra những thiếu sót trong quá trình thực hiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những lần sau.
 
 Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn tận tình phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và trải nghiệm dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất. 

CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP THỊ TRUYỀN THÔNG VIETLINK
Trụ sở chính: Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM
Văn phòng đại diện: Tầng 1, Toà nhà Packsimex, 52 Đông Du, phường Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
Xưởng sản xuất: 93 đường TTN 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất , Quận 12, TP.HCM
Tell: 028 62 700 721 
Mail : info@vietlinkmedia.com
Hotline: 0909 975 731 | 0938 277 247
 
 


Xem thêm: Những sự kiện Vietlinks đã tổ chức