Tổ
chức sự kiện là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm vừa, hầu như mọi doanh
nghiệp và cơ quan đều biết tới. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện thành công?
VIETLINK – Công ty luôn đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn giải
đáp được điều này. Để biết tại sao hãy xem phần bài viết dưới đây bạn sẽ rõ.
Tổ chức sự kiện là một trong những dịch vụ phổ biến trong
những năm gần đây, nó giúp đưa thương hiệu hoặc sản phẩm của doanh nghiệp đến với
khách hàng một cách nhanh nhất.
Tổ chức sự kiện thành công và tổ chức sự kiện hiệu quả là hai
khái niệm có nhiều khác biệt. Việc đánh giá sự thành công của hoạt động tổ chức
sự kiện có thể dễ dàng đo lường bằng số lượng người tham gia và những ý kiến
đánh giá mức độ hài lòng... Tuy nhiên, sẽ rất khó để đánh giá mức độ hiệu quả của
hoạt động tổ chức sự kiện.
Vậy bạn hiểu như thế nào là
tổ chức sự kiện không?
Những
yếu tố để xác định sự “hiệu quả” cho event là gì? Cùng nhau tìm hiểu trong phần
dưới đây nhé!
Bạn hiểu như thế nào là tổ chức sự kiện?
Nhiều người
nghĩ việc tổ chức sự kiện chỉ cần đưa sản phẩm là sẽ đến với khách hàng ngay.
Tuy nhiên không phải việc gì cũng đơn giản đến thế, tùy vào mục đích của doanh
nghiệp mà tổ chức sự kiện cho phù hợp. Tổ chức sự kiện là một hoạt động bao gồm
các hình thức như tổ chức hội nghị, hội thảo, triển lãm,…. Từ đó, bạn có thể gửi
thông điệp đến với khách hàng một cách nhanh nhất.
Để có một sự
kiện thành công thì đơn vị tổ chức phải theo dõi và hoàn thành các hạng mục diễn
ra trong sự kiện. Từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện
đó.
Vậy bạn có biết tổ chức sự kiện bao gồm
lĩnh vực gì không?
Tổ chức sự
kiện là một cụm từ diễn tả khá rộng, nó bao gồm hầu hết các lĩnh vực trong đời
sống như:
- Business events: Các
sự kiện liên quan đến kinh doanh
- Corporate events: Các
hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc
cuối năm,…
- Sports events: Sự kiện
trong lĩnh vực thể thao
- Exhibition events:
Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
- Sales events: Các sự
kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
- Festival events: Sự
kiện liên hoan, lễ hội
- Concert events: Các sự
kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
- Entertainment events:
Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
- Movie events: Các hoạt
động sự kiện phim ảnh
- Workshop event: Sự kiện
hội thảo, hội nghị
- Product brand events:
Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
Tổ chức sự kiện thành công như thế nào?
Hiệu quả trong việc triển khai hoạt động xuất sắc
Việc chuyển đổi một hoạt động tổ chức sự
kiện từ những kế hoạch trên bản thảo đến hiện thực là một quá trình cộng hưởng
vô cùng phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp ăn ý của một bộ máy tổ chức chuyên nghiệp,
từ những người làm ý tưởng, thiết kế, sản xuất đến ekip lắp đặt, nhân sự triển
khai và cả đạo diễn chương trình…
Việc chuẩn bị đầy đủ Timeline,
Checklist, theo dõi từng chi tiết thật tỉ mỉ, sẵn sàng những kế hoạch quản lý rủi
ro và phương án dự phòng sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ đến mức hoàn hảo,
tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí thực hiện.
Hiệu quả trong việc phối hợp truyền thông để tối ưu sự lan tỏa
Tổ chức sự kiện thường được sử dụng như một điểm nhất
trong kế hoạch truyền thông tích hợp. Nhiệm vụ của các sự kiện là tạo ra các tư
liệu, làm phong phú thêm cho hoạt động truyền thông, nhằm tối ưu hóa sự lan tỏa
các thông điệp của các chiến dịch truyền thông.
Một kế hoạch truyền thông đi kèm event đều
gồm 3 giai đoạn: Pre-event, In-Event, Post-Event để tạo hiệu ứng mạnh mẽ với thị
trường và cộng đồng khách hàng mục tiêu.
Hiệu quả về chi phí đầu tư
Việc so sánh chi phí đầu tư cũng chỉ
mang tính chất tương đối trong hoạt động tổ chức sự kiện, vì mỗi ý tưởng khác
nhau sẽ có những cách thức triển khai và mức độ đầu tư khác nhau, và tất nhiên,
hiệu ứng truyền thông cũng có thể khác nhau. Điểm cần lưu ý là chi phí thấp
không đồng nghĩa với chi phí đầu tư hiệu quả.
Cách tương đối trong việc tính toán hiệu
quả chi phí là bám sát theo các mục tiêu đề ra từ đầu cho event, và lựa chọn
các ý tưởng có khả năng tốt nhất để đạt đến KPIs.
Vai trò của tổ chức
sự kiện là gì?
- Tổ chức sự kiện chủ yếu
phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín
thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải
trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu
để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn
hướng đến.
- Tổ chức sự kiện có
vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm.
Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.
- Doanh nghiệp tổ chức
event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua
đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện
thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại,
nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.
Bạn có biết tổ chức sự kiện bao gồm
những gì?
Tổ chức sự kiện bao gồm
những gì
là vấn đề băn khoăn của khá nhiều doanh
nghiệp hiện nay. Một quy trình tổ chức sự kiện chuẩn bao gồm các nội dung không
thể bỏ qua sau:
Chuẩn bị cho sự kiện
Trước khi tổ
chức sự kiện, việc đầu tiên cần làm chính là nghiên cứu thương hiệu doanh nghiệp
hay thương hiệu sản phẩm. Thông qua đó, xác định chủ đề chương trình và các đối
tượng mục tiêu cần hướng đến. Lựa chọn ý tưởng độc đáo và thu hút cho sự kiện.
Sau đó, nghiên cứu các vấn đề liên quan đến sự kiện như: Dự kiến ngân sách chi
tiêu, nhân lực, vật lực, xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện,…
Sau khi xác
định các yếu tố
trên, bạn cần lập một kế hoạch tổng thể cho sự kiện. Bản kế hoạch
càng chi tiết thì tỉ lệ tổ chức sự kiện thành công càng cao. Cuối cùng, xúc tiến
và quảng bá sự kiện hoặc gửi thiệp mời đến các đối tượng mục tiêu trong khoảng
thời gian trước khi diễn ra sự kiện phù hợp nhất.
Thực hiện sự kiện
Giai đoạn
thực hiện sự kiện cũng cần có một kịch bản càng chi tiết càng tốt. Giai đoạn
này thường bao gồm các hoạt động cơ bản như: Đón tiếp khách và khai mạc sự kiện,
các bài phát biểu của ban giám đốc, hoạt động ăn uống, các hoạt động hỗ trợ
khác. Việc thực hiện giai đoạn này càng thú vị và mới lạ sẽ giúp sự kiện càng
thành công và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng người tham gia.
Kết thúc sự kiện
Giai đoạn kết
thúc sự kiện bao gồm: Quảng bá sự kiện đến các đối tượng khách hàng mục tiêu,
liên hệ đến các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho sự kiện, quyết toán tài chính
thực hiện sự kiện và chăm sóc khách hàng (Nếu là sự kiện quảng bá sản phẩm hay
hội nghị tri ân khách hàng).
Khám phá công ty tổ
chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất hiện nay
Công ty tổ chức sự
kiện chuyên nghiệp cần có những gì?
- Đội ngũ nhân viên: Đây là một trong những yếu tố quyết định
để xem xét cho một công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyện nghiệp, với đội ngũ
chuyên nghiệp và kinh nghiệm sẽ cho ra những ý tưởng hay và độc đáo.
- Cơ sở vật chất: Để có một sự kiện thành công không kể đến
những trang thiết bị hỗ trợ, đối với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
cần phải trang bị những thiết bị sự kiện hiện đại và tối tân nhất cùng với một
hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại.
- Quản lý sự kiện: Đây là phần giúp cho các doanh nghiệp
lên kế hoạch và giám sát nó. Quan trọng hơn là đảm bảo cho sự kiện được diễn ra
thành công trọn vẹn.
VIETLINK – Công ty cung cấp dịch vụ tổ chức
sự kiện uy tín và chuyên nghiệp
Công ty tổ chức sự
kiện VIETLINK có gì?
Với
10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VIETLINK tự tin sẽ đưa đến cho
bạn những trải nghiệm mới trong từng dịch vụ của mình. VIETLINK đã tổ chức
thành công cho những thương hiệu lớn như: VIVO, Á MỸ, VINAMATTRESS,
VIETCOMBANK,...... Và khẳng định tên tuổi và thương hiệu VIETLINK nằm trong top
những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam.
Cùng
với đó là một dàn đội ngũ nhân viên giàu nhiệt huyết và đầy kinh nghiệm sẽ giúp
bạn đưa ra những ý tưởng vô cùng độc đáo. Tiếp theo là trang thiết bị cao cấp
và chuyên nghiệp như: bàn ghế hội nghị, PG model, âm thanh ánh sáng, cổng hơi rối
hơi,.... Ngoài ra, đến với VIETLINK sẽ giúp bạn có thể tối ưu chi phí tốt nhất
cho doanh nghiệp và cơ quan đang có mong muốn tổ chức sự kiện.
Đến với những dịch vụ
nổi bật của VIETLINK
Tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng
Tổ chức hội nghị, hội
thảo khách hàng
đóng vai trò rất quan trọng
tại mỗi doanh nghiệp.
Thông qua buổi hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng các
doanh nghiệp có thể nắm bắt được những nhu cầu, những mong muốn về sản phẩm dịch
vụ. Từ đó đưa ra các chính sách đúng đắn hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt hợn.
>>>
Sự kiện nổi bật
:
Hội Nghị Khách Hàng Công Ty Á MỸ
, Hội Nghị Khách Hàng
Vietcombank
Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
VIETLINK tự
hào
là một
trong những
đơn vị tổ chức
sự kiện ra mắt sản phẩm mới nhận được đánh giá cao nhiều doanh nghiệp trong và
ngoài nước. Sự kết hợp nhịp nhàng giữa kinh nghiệm triển khai lâu năm, ý tưởng
độc đáo, sự thấu hiểu khách hàng và quan hệ tốt với giới truyền thông và các cơ
quan chức năng sẽ đảm bảo thành công cho sự kiện.
>>>
S
ự kiện nổi bât:
Lễ Ra Mắt Sản
Phẩm Mới VIVO 15
, Lễ Ra Mắt Thương Hiệu Nệm Vinamattress
Tổ chức lễ khành thành, khai trương
Tại
VIETLINK, chúng tôi luôn có nguồn thiết bị sự kiện chuyên nghiệp và đa dạng với
chi phí hợp lý, phục vụ cho các nhu cầu tổ chức lễ khai trương khác nhau, với đội
ngũ kỹ thuật viên lành nghề, hoạt động nhóm nhiều năm trong ngành. Với kinh nghiệm và uy tín trong ngành tổ chức sự kiện, đặc biệt được nhận định là mang đến nhiều may mắn cho các chương trình khánh thành khai trương trọn vẹn nhất, VIELTINK tự tin mang đến sự khởi đầu thuận lợi cho các doanh nghiệp.
>>>
S
ự kiện nổi bât:
Sự Kiện Khai Trương Chi Nhánh Thứ 17 Của Thẩm Mỹ Viện Ngọc Dung Tại Quảng Ninh
, Lễ Khánh Thành Dự Án Mở Rộng Dây Chuyền Sản Xuất Mạch Nha – Miwon
Tổ chức lễ kỷ
niệm, khởi công
Tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm, lễ khởi công
với những yếu tố kể chuyện hấp dẫn dựa trên sự thấu hiểu của khách hàng cùng với
đội ngũ tư vân chuyên nghiệp và tận tâm cho mỗi chương trình.
>>> Sự
kiện nổi bật:
Lễ Kỷ Niệm 10 Năm Thành Lập
Công Ty And Décor
, Lễ Khởi Công Dự Án Xây Dựng Mới Trung Tâm Xét Nghiệm Y Khoa
Tổ chức Year End Party, Pool
Party
Tổ chức Year End Party
một cách ý nghĩa, ấn tượng để các nhân viên trong công
ty thêm phần gắn kết, thấu hiểu bằng việc tìm ra ý tưởng độc đáo cho chương
trình. Xác định được ý tưởng lớn này, công ty sẽ dễ dàng hơn khi xay dựng các hoạt động xuyên suốt của Year End Partt một cách thành công trọn vẹn
.
>>> Sự kiện nổi bật: Sự Kiện Year End Party Cùng Sơn Toa, Bức Phá Thành Công - Sự Kiện Của PVINVEST
Với kinh
nghiệm và uy tín trong ngành tổ chức sự kiện,
VIETLINK tự tin mang đến những dịch vụ giá trị với hiệu quả tối ưu. Các sự kiện
của chúng tôi được thiết kế và chuẩn bị chu đáo dựa theo ý tưởng, mong muốn
cũng như mục đích của doanh nghiệp, từ gói chi phí tiết kiệm đến các gói cao cấp
nhất.
Hãy liên hệ ngay với chúng
tôi để cùng tạo nên những sự kiện vừa thành công vừa hiệu quả.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên
hệ:
Công
Ty Cổ Phần Tiếp Thị Truyền Thông VIETLINK
- Trụ sở chính:
Vin Office, số 33 Quách Văn Tuấn, Phường 12, Quận Tân Bình,
TP.HCM
- Văn phòng đại diện:
Tầng 1, Toà nhà Packsimex, 52 Đông Du, phường Bến Nghé, Quận
1, TP. HCM
- Xưởng sản xuất:
93 đường TTN 12, khu phố 2, P. Tân Thới Nhất , Quận 12,
TP.HCM
- Tell:
028 62 700 721
- Mail:
info@vietlinkmedia.com
- Hotline:
0909 975 731 | 0938 277 247 |
0938 267 287
- Website:
http://www.tochucsukienpro.com/