0909 975 731 | 0938 277 247

ĐỊA ĐIỂM GÓP PHẦN TẠO NÊN BUỔI LỄ KHÁNH THÀNH HOÀN HẢO

Để tổ chức một sự kiện quan trọng như tổ chức lễ khánh thành, ngoài những nhân tố cần đảm bảo như khách mời, nội dung chương trình, tiệc đón khách, nhân lực,…thì địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng, thậm chí chiếm 50% sự thành công của cả sự kiện. Vì thế, doanh nghiệp cần phải lựa chọn một cách khoa học và có sự chuẩn bị chu đáo cho địa điểm diễn ra sự kiện nếu muốn sự kiện quan trọng này diễn ra một cách thành công.
Ngay cả khi đã nắm rõ những thông tin về địa điểm dự định tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cũng phải cân nhắc xem địa điểm đó có còn phù hợp với sự kiện sắp diễn ra hay không vì phải tùy theo quy mô, nội dung của chương trình và đặc thù của địa điểm mà có nhiều hình thức tổ chức khác nhau. Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải đảm bảo luôn nắm rõ được thông tin về địa điểm dự định tổ chức sự kiện để nhanh chóng cập nhật tình hình, tránh bị động sẽ dễ xảy ra trường hợp ngoài ý muốn.


Để làm được những điều trên, doanh nghiệp hay công ty tổ chức sự kiện đang có kế hoạch tổ chức một buổi lễ khánh thành thật ấn tượng cần lên danh sách những tiêu chí cụ thể để hình dung sự kiện cần được diễn ra như thế nào. Sau đây là một vài gợi ý cần thiết để lên kế hoạch cho việc lựa chọn địa điểm:
1.Yêu cầu về sự tiện nghi
Nhằm đáp ứng tốt về không gian và tầm nhìn cần phải đảm bảo đầy đủ các hạng mục trang thiết bị, cơ sở vật chất, bao gồm:
Đặt standee, treo gắn các banner, bảng hướng dẫn.
Nắm rõ những hạn chế trong việc đặt những thông tin sự kiện.
Có bàn hỗ trợ cho việc thực hiện công tác tiếp tân và thu thập thông tin.
Có danh sách yêu cầu và giá cả trên trang web kinh doanh trung tâm và dịch vụ văn phòng.
Có dịch vụ vận chuyển và nhận các yêu cầu về dịch vụ.
Có box điện thoại trong phòng họp.
2.Cơ sở vật chất
Tình trạng của phòng họp và bãi đậu xe (khách mời đi nhiều xe hơi thì bãi đậu xe gần hay không, có đủ chỗ không, từ bãi đậu xe lên phòng họp có khó tìm không,…)
Tình trạng của thảm, sơn và những hạng mục trang trí (có phù hợp với chủ đề chung của event hay không, thêm hay bớt…).
Thông tin về kích thước rèm, ốp chân tường.
Phòng có đủ kích thước và sức chứa tổ chức sự kiện.
Tính linh hoạt để điều chỉnh bố trí phòng, bàn ghế, vật dụng.
Đảm bảo không có hình ảnh hay chướng ngại vật trong phòng.
Ánh sáng trong phòng có linh hoạt để điều chỉnh không.
Khả năng kiểm soát ánh sáng tự nhiên như thế nào.
Khả năng cách âm, hạn chế tiếng ồn phiền nhiễu ở các hành lang.
Khoảng cách với nhà bếp, nhà vệ sinh và một số địa điểm cần thiết và vị trí của nó.
Có trung tâm y tế gần đó phòng các rủi ro.
3.Khảo sát về âm thanh/hình ảnh và thiết bị.
Những thiết bị bắt buộc phải lưu ý gồm:
Truy cập Internet tốc độ cao (wifi).
Micro.
Màn hình LED và điều khiển cầm tay từ xa.
Kích cỡ màn hình thích hợp và các tùy chọn.
Màn hình phẳng, màn hình truyền hình cho nhu cầu video.
Giá vẽ, bảng trắng và phụ kiện.
4.Kiểm tra phương án F&B
Đây là tiêu chí rất quan trọng thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp trong ngày lễ khánh thành. Chính vì vậy doanh nhiệp và công ty tổ chức sự kiện cần phải:
Xem đầy đủ thông tin về dịch vụ F&B cùng với hoạt động của nhà bếp trên website của địa điểm.
Thực đơn chi tiết và lựa chọn phục vụ.
Gặp gỡ đầu bếp trưởng để trao đổi kĩ hơn về thực đơn cũng như nghe những tư vấn của họ.
Hãy đề nghị có một buổi dùng thử thức ăn, các nhà hàng thường rất sẵn lòng phục vụ điều này.
 
5.Khảo sát ngân sách
Chi phí thuê mướn mặc bằng tại địa điểm dự tính.
Chi phí dịch vụ ăn uống.
Âm thanh ánh sáng và chi phí thuê thiết bị.
Chi phí dịch vụ văn phòng phẩm (in ấn, thẻ đeo và các phát sinh khác).
Các dịch vụ miễn phí (tham khảo từ nhân viên sales của nơi cho thuê mặt bằng làm việc với bạn hoặc sales manager)
Chi phí cho nhân sự.
Chi phí cho những lựa chọn khác nếu bạn muốn có sự khác biệt so với các buổi lễ khánh thành thông thường.
Trên đây là những tiêu chí giúp bạn lựa chọn địa điểm tổ chức buổi lễ khánh thành cho công ty, khảo sát kỹ lưỡng và lựa chọn địa điểm thích hợp sẽ giúp công ty có một buổi lễ khai trương ấn tượng và đem đến sự hài lòng cho khách mời.



Xem thêm: Những sự kiện Vietlinks đã tổ chức