KHÁNH THÀNH VÀ NHỮNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ

Sự kiện khánh thành là một trong những sự kiện quan trọng nhất với bất cứ nhà đầu tư nào. Đó là thời điểm để gặp gỡ cũng như trao đổi với đối tác. Đối với các nhà kinh doanh thì đây mới chính là cơ hội cho thấy bản lĩnh, tầm nhìn và khả năng lâu dài của công ty. Nhưng để tổ chức buổi khánh thành thành công cần có nhiều yếu tố, không đơn giản là ra quyết định sự kiện và chọn ngày tổ chức. 

Sự kiện khánh thành cần phải có kế hoạch chi tiết, hoàn hảo để chắc chắn rằng nó được diễn ra theo đúng kế hoạch. Vì vậy, người làm sự kiện cần có sự chuẩn bị thật đầy đủ và càng chi tiết càng tốt. Ngân sách là rất cần thiết bởi chi phí càng ci tiết giúp việc chi trả càng dễ dàng. Một vài công ty cho rằng kế hoạch tổ chức sự kiện khánh thành trước rồi mới tính đến ngân sách. 


Những cách làm chuyên nghiệp nhất chính là đề ra ngân sách trước rồi tiến hành lập kế hoạch dựa trên ngân sách. Phương pháp này giúp bạn xác định được cái nào quan trọng, cái nào cần ưu tiên trước. Việc này giúp bạn tránh phát sinh các chi phí không đáng có có. Khi đã xác định con số cụ thể, bạn hãy phác họa một kế hoạch sự kiện đơn giản như thời gian tổ chức, khi nào thực hiện và thời điểm kết thúc chương trình. Bám sát ngân sách và kế hoạch giúp sự kiện khánh thành của quý công ty sẽ diễn ra suôn sẻ. Một lưu ý nhỏ nữa đó chính là lễ khánh thành luôn đòi hỏi thời gian chuẩn bị dự phòng trong lịch trình.


 Bất kỳ chuyện gì đều có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện, chính vì vậy mà khi lên kế hoạch thì thời gian cho sự kiện luôn phải dành thời gian dự phòng để xử lý những tình huống trên.Bên cạnh đó, việc tiến hành chuẩn bị cho ngày tổ chức sự kiện cũng được tiến hành nhanh chóng. Sẽ là vô nghĩa nếu chờ một tuần mà cuối cùng mới bắt đầu tiến hành thực hiện các kế hoạch đặt ra. Các sự kiện khánh thành đều được lên lịch và chuẩn bị ít nhất 6 tháng trước khi ngày sự kiện chính được định sẵn.Hãy lập thời gian thực hiện cụ thể cho ngân sách và lịch trình thực hiện


Điều này sẽ giúp bạn quản lý tốt tiến độ công việc và không bỏ sót chi tiết quan trọng. Hãy nhớ rằng vẫn sẽ có những tình huống phát sinh ngoài dự kiến mà bạn phải là người dự tính trước điều đó trong kế hoạch của mình. Các hoạt động quảng cáo cũng như tuyên truyền cho sự kiện và nhiều hoạt động khác cũng phải được ghi ra cụ thể. Như vậy quá trình lập ngân sách và kế hoạch thực hiện là rất quan trọng đối với việc tổ chức sự kiện khánh thành. 


Nghiêm ngặt thời gian, bám sát ngân sách sẽ giúp cho sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp.Tuy nhiên đối với các nhà đầu tư vừa và nhỏ, không có sẵn nguồn nhân lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện dễ dàng gây ra những sai sót không đáng có làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện như phân bố thời gian không hợp lý, chi tiêu quá ngân sách, kế hoạch không có thời gian cụ thể,… 


Tất cả những rủi ro này đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện và nghiêm trọng hơn là ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh của công ty. Ngoài một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải luôn chú ý để sự kiện khánh thành của công ty là sự kiện duy nhất và đáng chú ý nhất tại địa bàn trong quãng thời gian cụ thể. 



Xem thêm: Những sự kiện Vietlinks đã tổ chức